Termos de uso

O OdontoAds é uma plataforma operada pela Acronn Consultoria em Marketing e Assessoria Empresarial Ltda., inscrita no CNPJ sob o número 45.655.157/0001-93, com sede na Rua São Vicente, 59, Jardim Paulista, Atibaia/SP, CEP 12.947-390.

Ao acessar odontoads.acronn.com.br ou usar qualquer parte da plataforma, a clínica contratante e as pessoas que ela autoriza aceitam estes termos. Se a clínica não concordar com alguma regra daqui, o caminho é falar com a Acronn antes de continuar usando.

Contato para qualquer assunto deste documento: contato@acronn.com.br.

O OdontoAds é um software de gestão comercial para clínicas odontológicas que anunciam na internet. Ele faz seis coisas:

• liga cada lead ao anúncio que o trouxe, quando essa informação chega junto com o contato;
• organiza esses leads num CRM, com funil, tarefas, agendamento de avaliação e valor orçado e fechado;
• espelha para leitura as conversas do WhatsApp da clínica, incluindo áudio;
• devolve para a Meta os eventos de qualidade do lead, para que a otimização dos anúncios aprenda com o que virou paciente;
• sincroniza métricas de campanha da Meta e do Google e monta relatórios de resultado;
• transcreve e avalia, quando a clínica ativa o módulo Avaliações, o áudio de uma consulta gravado pela própria equipe.

O que ele não é: não é prontuário eletrônico nem sistema de registro clínico, não substitui o software de gestão odontológica da clínica, não envia mensagens pelo WhatsApp, não emite documento fiscal e não presta consultoria contábil, jurídica ou de saúde. A plataforma organiza e mostra informação comercial; a decisão continua sendo de quem opera a clínica. Como o OdontoAds não é prontuário, os prazos legais de guarda de prontuário odontológico continuam sendo obrigação da clínica e do sistema clínico dela, e não deste serviço.

Quem contrata o OdontoAds é a clínica, pessoa jurídica, normalmente com intermédio da agência ou do gestor de tráfego que cuida dos anúncios dela. Quem usa são as pessoas que a clínica autoriza: sócios, gestores, recepção e equipe comercial.

O paciente não é usuário da plataforma. Ele aparece lá dentro porque entrou em contato com a clínica, respondeu a um anúncio ou foi cadastrado pela equipe. Isso tem uma consequência que atravessa este documento e a Política de Privacidade: em relação aos dados do paciente, quem decide o que é coletado e para quê é a clínica, e a Acronn apenas trata esses dados por conta dela.

A clínica é responsável por ter base legal para tratar os dados que coloca na plataforma e por informar seus pacientes, no que for exigido pela Lei Geral de Proteção de Dados.

Não existe cadastro público. As contas são criadas por um administrador da clínica dentro da própria plataforma, por convite enviado por e-mail, ou pela Acronn a pedido da clínica. Cada pessoa tem a própria conta, com o papel que define o que ela enxerga.

• Senha de no mínimo 10 caracteres, com letra e número, e recusa de senhas conhecidas.
• Segundo fator de autenticação disponível para qualquer conta, por aplicativo autenticador, com códigos de recuperação de uso único.
• Bloqueio temporário após tentativas seguidas de login sem sucesso.
• Aceite registrado destes termos e da Política de Privacidade, com data, hora e endereço de rede de quem aceitou, e novo aceite sempre que o texto mudar.

A clínica é responsável por manter as credenciais em segredo, por não compartilhar login entre pessoas e por remover o acesso de quem sai da equipe. A remoção é feita pela própria clínica, em Configurações, e vale imediatamente.

Ao usar o OdontoAds, a clínica se compromete a não:

• colocar na plataforma dado de pessoa para o qual ela não tenha base legal, nem dado de outra empresa a que não tenha direito de acesso;
• usar a plataforma para tentar alcançar dados de outra clínica, contornar controles de acesso, testar falhas sem autorização por escrito ou automatizar coleta em massa das telas;
• fazer engenharia reversa, revender, sublicenciar ou copiar o software para operar um serviço concorrente;
• usar os dados exportados para disparo de mensagem em massa fora das regras das plataformas de origem.

A responsabilidade pelo conteúdo dos anúncios continua sendo da clínica e de quem os veicula, inclusive quanto às regras do Conselho Federal de Odontologia sobre publicidade em odontologia e às políticas da Meta e do Google. O OdontoAds mede o resultado do anúncio; ele não aprova, revisa nem valida a peça publicitária.

Esta é a regra mais importante de como o produto se comporta hoje: na versão atual, o OdontoAds não envia mensagem pelo WhatsApp da clínica. A conexão é de leitura. O aparelho e a conta continuam sendo operados pela equipe, como sempre foram, e a plataforma só recebe uma cópia do que chega e do que sai, para exibir na tela de conversas e para reconhecer o anúncio de origem.

Há uma exceção, e ela não sai do número da clínica: o relatório do módulo Avaliações é enviado pelo WhatsApp da própria Acronn para quem a clínica indicar. Esse envio está descrito na seção seguinte.

Seja preciso sobre o que sustenta essa regra: o envio pelo número da clínica está desligado por configuração do produto, não por impossibilidade técnica. Se algum dia a Acronn quiser ligá-lo, ela publica antes uma versão nova deste documento descrevendo o que muda, e só então o recurso entra no ar. Enquanto esta versão for a vigente, o comportamento descrito acima é o que vale.

O espelho depende de um serviço de terceiro (a Uazapi) e do próprio WhatsApp. Queda, mudança de regra, desconexão da sessão ou bloqueio da conta pelo WhatsApp estão fora do controle da Acronn, e podem interromper o espelhamento sem aviso.

Como a conversa é espelhada e fica guardada, cabe à clínica informar o paciente de que o atendimento por mensagem é registrado, na forma do artigo 9 da Lei Geral de Proteção de Dados, e manter a base legal desse tratamento. A clínica continua responsável pelo que sua equipe escreve e por não pedir na conversa dado sensível de que ela não precise.

Quando a clínica ativa o módulo Avaliações, alguém da equipe grava o áudio de uma consulta e o envia à plataforma. Esse áudio é transcrito automaticamente e avaliado segundo o método da Acronn, e o resultado volta como relatório para a clínica e para o dentista avaliado.

Áudio de consulta odontológica é conteúdo de saúde e conversa entre paciente e profissional, e a lei o trata como dado pessoal sensível. O produto o trata como o dado mais sensível que passa por ele. Três consequências práticas:

• quem colhe o consentimento é a clínica, antes da gravação, de forma específica e destacada para esta finalidade, que é avaliar a qualidade do atendimento. Esse consentimento não se confunde com o do tratamento odontológico. A plataforma não tem como verificar se ele foi colhido: ao marcar a caixa de confirmação no envio, a clínica declara que ele existe e responde por essa declaração;
• o que a plataforma registra é quem confirmou e quando. Isso é trilha de quem declarou, e não é o consentimento do paciente. Guardar a prova do consentimento é obrigação da clínica;
• o áudio fica em armazenamento privado, é apagado pela rotina de limpeza em até 24 horas depois de a avaliação ficar pronta, ou em até 7 dias se ela falhar, e a transcrição é apagada em até 90 dias. Os prazos completos estão na Política de Privacidade.

O relatório sai pelo WhatsApp da Acronn, em anexo, para os destinatários que a clínica cadastrar. Ele traz o nome do paciente, o nome do dentista e a análise da consulta, que é conteúdo de saúde. É a clínica quem decide quem entra nessa lista, e é ela quem responde por essa escolha. Para cadastrar um número de quem não tem login na plataforma, a clínica precisa confirmar, na própria tela, que aquela pessoa tem dever de sigilo sobre o conteúdo da consulta; quem confirmou e quando ficam registrados, e sem essa confirmação o envio não sai.

Enviar áudio de consulta sem esse consentimento descumpre estes termos. Se isso causar prejuízo à Acronn, inclusive sanção administrativa ou condenação, a clínica responde por ele.

Para funcionar, a plataforma se conecta a serviços de terceiros com autorização da clínica, por token ou por login autorizado. Os principais são Meta, Google Ads, Google Planilhas, Uazapi, Supabase, Anthropic, OpenAI, Groq, Resend e Sentry. A lista completa, com o papel de cada um, está na Política de Privacidade.

O uso desses serviços também está sujeito aos termos deles. A Acronn não controla indisponibilidade, mudança de API, mudança de política, limite de uso nem decisão de bloqueio tomada por essas empresas, e não responde por elas. Se uma conta de anúncios for restringida pela Meta ou pelo Google, a relação é entre a clínica e a plataforma de anúncios.

A plataforma usa modelos de linguagem em três pontos, e só neles: ler as últimas mensagens do WhatsApp para extrair o nome que o próprio paciente digitou; transcrever o áudio de uma consulta enviado no módulo Avaliações; e analisar essa transcrição segundo a rubrica da Acronn para gerar o relatório da consulta. Nenhum outro ponto do produto envia conteúdo a um modelo de linguagem. Esses recursos podem rodar em modelos da Anthropic, da OpenAI e da Groq, acessados por interface de programação, e o roteamento entre eles pode mudar sem aviso.

Três limites que a clínica precisa conhecer:

• O resultado é sugestão, não conclusão. Modelo de linguagem erra, inventa e interpreta mal. Nada do que ele produz deve ser usado como decisão clínica, financeira ou jurídica sem conferência humana.
• O conteúdo enviado ao modelo é limitado ao necessário para a tarefa pedida e viaja pelos contratos de interface de programação desses fornecedores. O que cada um deles faz com esse conteúdo é regido pelos termos do próprio fornecedor, e é neles que a clínica precisa se informar; a Acronn não dá garantia própria sobre treinamento de modelo.
• Os recursos de inteligência têm teto de gasto por clínica e podem ser desligados, reduzidos ou trocados de fornecedor sem que isso conte como falha do serviço.

A plataforma tem planos com conjuntos diferentes de recursos, cobrados por assinatura mensal paga antecipadamente, por plano e por número de assentos. O plano ativo de cada clínica, o preço e o número de assentos estão na proposta comercial ou no contrato assinado com a Acronn, e prevalecem sobre qualquer valor exibido em página de divulgação. As regras abaixo valem quando o contrato não dispuser de forma diferente.

• Sem fidelidade. Se a clínica optar por um plano anual com desconto e encerrar antes do fim do período, ela devolve apenas o desconto já concedido, e nunca as mensalidades que faltam.
• Cancelamento a qualquer momento, pelos canais de contato, com efeito no fim do ciclo já pago. O ciclo em curso não é devolvido, porque o acesso continua disponível até o fim dele.
• Encerramento pela Acronn sem que a clínica tenha dado causa: aviso com 30 dias de antecedência e devolução proporcional do que já tiver sido pago e não usado.
• Reajuste uma vez por ano, no máximo pela variação do IPCA no período, avisado com 30 dias de antecedência. Reajuste acima do índice exige aviso de 60 dias e dá à clínica o direito de encerrar sem custo dentro desse prazo.
• Atraso no pagamento: aviso, suspensão do acesso a partir de 10 dias de atraso e possibilidade de encerramento a partir de 30 dias. Os dados continuam guardados durante a janela de resgate descrita na seção de encerramento.
• Contratação feita a distância: a clínica pode desistir em até 7 dias contados do primeiro acesso, com devolução integral do que tiver pago.

A última regra existe para não deixar dúvida. Mesmo quando a contratação por uma clínica seja relação entre empresas, e não relação de consumo, a Acronn concede o prazo de arrependimento de 7 dias em toda contratação feita a distância.

A Acronn trabalha para manter a plataforma no ar e as sincronizações em dia. Ela não oferece hoje um acordo de nível de serviço com percentual garantido de disponibilidade, e não promete um. Pode haver parada para manutenção, avisada com antecedência quando for programada, e a atualização de métricas depende de plataformas de terceiros que podem atrasar ou falhar. Indisponibilidade acima de 72 horas seguidas, por causa atribuível à Acronn, dá à clínica direito à devolução proporcional dos dias parados, mediante pedido.

Recursos podem ser criados, alterados ou retirados conforme o produto evolui. Quando a mudança retirar algo em que a clínica se apoia no dia a dia, a Acronn avisa com pelo menos 30 dias de antecedência pelo e-mail de contato ou dentro da própria plataforma, e a clínica pode encerrar sem custo dentro desse prazo se a mudança reduzir de forma relevante o que ela contratou.

O suporte é feito pelo canal combinado com a agência ou diretamente por contato@acronn.com.br.

Os dados que aparecem na plataforma pertencem, em regra, à clínica e aos titulares desses dados. A Acronn não os vende, não os usa para publicidade própria e não os compartilha com outras clínicas.

Sobre os dados de paciente e de lead, a clínica é a controladora e a Acronn é a operadora: a Acronn trata esses dados seguindo a finalidade que a clínica definiu e as instruções do contrato. Sobre os dados de quem usa a plataforma (nome, e-mail, papel, registro de acesso, aceite destes termos), sobre os dados de cobrança e sobre as métricas agregadas de uso do produto, a Acronn é a controladora.

Como cada dado é tratado, com quem é compartilhado, por quanto tempo fica guardado e como pedir exclusão está na Política de Privacidade, que faz parte destes termos. As instruções de tratamento entre a clínica e a Acronn, na forma dos artigos 39 e 42 da Lei Geral de Proteção de Dados, são detalhadas num contrato de tratamento de dados próprio, oferecido pela Acronn para assinatura junto com o contrato comercial. Enquanto ele não for assinado, valem estes termos e a Política de Privacidade, que já descrevem a finalidade e os limites do tratamento.

O software, o nome OdontoAds, a marca Acronn, o desenho das telas e a documentação são de titularidade da Acronn. A clínica recebe uma licença de uso não exclusiva, intransferível e limitada ao período de vigência do contrato, apenas para operar a própria clínica.

Os dados que a clínica insere continuam dela. Sugestão de melhoria enviada por qualquer usuário pode ser implementada pela Acronn sem obrigação de contrapartida, e sem que isso transfira qualquer direito sobre os dados da clínica.

A clínica pode pedir o encerramento a qualquer momento, pelos canais de contato. A Acronn pode suspender ou encerrar o acesso em caso de descumprimento destes termos, de uso que coloque em risco outras clínicas ou de inadimplência, na forma da seção de planos, sempre com aviso prévio quando a situação permitir. Suspensão por risco à segurança pode ser imediata, e nesse caso o aviso é enviado logo em seguida, com o motivo.

Encerrado o acesso, a devolução e a eliminação dos dados seguem o que está descrito na seção de guarda da Política de Privacidade.

Encerrado o contrato, a clínica tem 30 dias corridos para pedir a exportação dos dados dela, entregue em formato legível por máquina. Passada essa janela, os dados operacionais da clínica são eliminados em até 90 dias contados do encerramento. Continuam guardados apenas: o registro de aceite destes documentos e a trilha de auditoria, que são a prova de quem fez o quê; os documentos que a lei obriga a manter, pelo prazo que ela exigir, como os registros fiscais por 5 anos; e o que for necessário ao exercício regular de direito em processo, por até 5 anos. Os prazos completos estão na Política de Privacidade.

O OdontoAds mede e organiza resultado de anúncio; ele não garante resultado. Volume de leads, número de agendamentos, taxa de fechamento e faturamento dependem do investimento, da oferta, do atendimento da clínica e do mercado, e nada disso está sob controle da plataforma.

A Acronn também não responde por prejuízo decorrente de indisponibilidade de terceiros, de bloqueio de conta de anúncios, de desconexão do WhatsApp, de erro em conteúdo gerado por modelo de linguagem usado sem conferência humana, nem de uso da plataforma por pessoa a quem a própria clínica deu acesso. Essa exclusão não alcança o caso em que o prejuízo decorra de dolo ou de culpa da própria Acronn.

Limite de valor. Somadas todas as reclamações, a responsabilidade da Acronn perante a clínica fica limitada ao total que essa clínica pagou à Acronn nos 12 meses anteriores ao fato que deu origem ao pedido, ou ao total pago desde o início do contrato, se ele for mais curto.

O limite não se aplica a dolo, a culpa grave, a violação de dever de sigilo ou de proteção de dados atribuível à Acronn, a violação de direito de propriedade intelectual, nem a nada que a lei impeça de limitar.

Nenhuma das partes responde perante a outra por lucro cessante, perda de oportunidade, perda de dados causada por terceiro ou dano de imagem indireto.

Este limite vale entre a clínica e a Acronn. Ele não reduz o que a Lei Geral de Proteção de Dados prevê perante o titular dos dados: se uma das duas for obrigada a reparar um titular por culpa da outra, cabe cobrança de volta entre elas.

Estes termos podem mudar conforme o produto evolui ou a lei exigir. Cada versão tem número e data de vigência próprios, fica guardada de forma imutável e é a versão vigente que aparece nesta página. Quando o texto muda, a plataforma pede um novo aceite no acesso seguinte, e é esse aceite que fica registrado. Mudança que altere direito ou obrigação da clínica é avisada por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência antes de passar a valer, e nesse prazo a clínica pode encerrar sem custo se não concordar. Correção de redação que não mude o sentido entra sem esse aviso, e ainda assim gera novo aceite.

Aplica-se a lei brasileira. Fica eleito o foro da comarca de Atibaia, São Paulo, para o que não for resolvido de forma amigável, ressalvadas as hipóteses de foro obrigatório previstas em lei e o caso em que a contratante seja considerada consumidora, situação em que vale o foro do domicílio dela.

Dúvida sobre qualquer ponto deste documento: contato@acronn.com.br.